Hvilke kategorier av personopplysninger behandler vi, til hvilket formål, og på hvilket rettslig grunnlag baserer vi vår behandling av personopplysninger? Utleieren behandler følgende kategorier av personopplysninger på den måten og til de formålene som det redegjøres for i tabellene nedenfor. Utleieren behandler dine personopplysninger til de formålene som angis i tabellene nedenfor. Til hvert formål må utleieren basere sin behandling på et rettslig grunnlag. Et rettslig grunnlag kan for eksempel være (i) ditt samtykke til den spesifikke behandlingen; (II) at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale der du er en avtalepart, eller (III) ved en avveining av interesser der utleieren eller en tredjepart har en berettiget interesse som veier tyngre enn interessen i at dine personopplysninger ikke behandles. Tabellene nedenfor viser det rettslige grunnlaget som utleieren baserer sin behandling på til de respektive formålene, og hvor lenge vi vil beholde dine personopplysninger. Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Håndtere bestilling og utleie av kjøretøy. | - Levering (inkludert varslinger og kontakt angående levering).
- Identitets- og førerkortkontroll ved utlevering av kjøretøy.
- Kredittopplysninger for å sikre førerens betalingsevne.
- Håndtere betaling (herunder analyse av mulige betalingsløsninger, som kan omfatte en kontroll av betalingshistorikk og innhenting av kredittopplysninger).
- Tilpasning av kjøretøy i henhold til leietakerens ønsker.
- Kontroll av målerstand i kjøretøyet før og etter at det er levert.
- Kontroll av om leietakeren er registrert på informasjonslisten til bilutleiefirmaene i Norge.
- Adressekontroll.
- Håndtere klager og garantisaker.
- Kontrollere om det er tilkommet rushtidsavgift eller broavgift i leieperioden.
| - Navn.
- Fødselsnummer.
- Førerkort og førerkortnummer.
- Kontaktopplysninger (e-postadresse, mobiltelefonnummer, adresse).
- Betalingsinformasjon (kredittkortnummer, transaksjonsbeløp, reservasjon av beløp på kredittkort).
- Kopi av identitetsdokument (førerkort, førerkortnummer).
- Kredittopplysninger fra kredittopplysningsselskaper.
- Betalingshistorikk.
- Leieinformasjon (hvilket kjøretøy som er leid inn, innenfor hvilket geografisk område kjøretøyet kan brukes, stedet for avhenting og levering av kjøretøy, eventuelle restriksjoner på bruk av kjøretøy, f.eks. forbud mot bruk av kjøretøy som hjelp til å taue andre kjøretøy, hvilke ønsker om tillegg og tilpasninger som etterspørres av leietakeren, f.eks. barnesete).
- Der det er aktuelt, navnet og adressen til arbeidsgiveren.
- Informasjon om kjørestrekning og drivstofforbruk.
- GPS-posisjon (bare for rushtids- og broavgift, samt for unormale hendelser angitt nedenfor).
| Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av avtalen. Denne innsamlingen av dine personopplysninger er nødvendig for at vi kan oppfylle våre og dine forpliktelser i henhold til leieavalen med leietakeren. | Lagringsperiode: Under leieavtalens avtaleperiode og i en periode på fem år for å kunne behandle eventuelle reklamasjoner. Vi behandler opplysningene i lengre tid , dersom det er nødvendig for at etablere, hevde eller forsvare et rettskrav. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Håndtere kundeservicesaker. | - Identifikasjon.
- Kommunikasjon og svar på eventuelle spørsmål til kundeservice (via telefon eller i digitale kanaler, inkludert sosiale medier).
- Undersøkelser av og støtte ved klager og reklamasjoner i forbindelse med bruken av våre tjenester, f.eks. når vi hjelper deg med å løse et problem som har oppstått i forbindelse med at du har leid en bil av oss.
| - Navn.
- Fødselsnummer.
- Førerkort og førerkortnummer.
- Kontaktopplysninger (e-postadresse, mobiltelefonnummer, adresse).
- Kopi av identitetsdokument.
- Opplysninger som gis av leietakeren i reklamasjonssaken.
- Opplysninger om leietidspunkt, leiested, eventuelle feil/klager.
| Rettslig grunnlag: Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for å dekke vår og din berettigede interesse av å håndtere klager og kundeservicesaker. | Lagringsperiode: Frem til at kundeservicesaken er avsluttet og i den perioden som er nødvendig for å fremsette, hevde eller forsvare rettslige krav. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | For å oppfylle rettslige forpliktelser | - Bokføring av økonomiske transaksjoner.
- Nødvendig håndtering for oppfyllelse av rettslige forpliktelser i henhold til lovkrav, dommer eller myndighetsbeslutninger (f.eks. bokføringsloven, lov om bilutleie).
| - Navn.
- Fødselsnummer.
- Kontaktopplysninger (f.eks. adresse og e-post).
- Betalingshistorikk.
- Betalingsinformasjon.
- Din korrespondanse.
| Rettslig grunnlag: Rettslig forpliktelse. Denne innsamlingen av dine personopplysninger kreves i henhold til lov. Hvis opplysningene ikke gis, kan ikke vår juridiske forpliktelse oppfylles, og vi blir derfor tvunget til å nekte deg å leie kjøretøyet. | Lagringsperiode: Inntil 3 år fra leieavtalen er utløpt og 5 år for bokføring. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Markedsføring | - Sende målrettede tilbud og rabatter samt inspirerende innhold.
- Analysere den informasjonen vi innhenter til formålet for å kategorisere deg i en passende målgruppe, som danner grunnlaget for målrettede tilbud og rabatter og annen tilpasset kommunikasjon.
| - Navn.
- Kontaktopplysninger (f.eks. e-post og adresse).
- Kjønn.
- Informasjon om Frequent Flyer- og andre bonus-/lojalitetsprogrammer som du er medlem av.
| Rettslig grunnlag: Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for å etterkomme vår berettigede interesse av å tilby våre tjenester, og av at kunden tar del i de tilbudene der kunden er medlem. | Lagringsperiode: 2 år fra leieavtalen er utløpt. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Innsamle opplysninger om og avdekke skader på kjøretøy gjennom bruk av elektronisk verktøy. | - I noen av våre kjøretøy har vi installert en sensor som avdekker kjøreatferd ved å registrere unormale hendelser. Verktøyet registrerer unormale hendelser og varsler utleier av bilen i tilfelle en unormal hendelse.
- Vi benytter opplysningene i forbindelse med sjekk av bilen.
| - Unormale hendelser: Unormal hastighet, krasj og røyking.
- Bilens lokasjon (GPS) og hastighet når den unormale hendelsen inntreffer.
- Fører av bilen.
- Opplysninger om leieobjektet.
- Informasjon gitt av leietakeren i forbindelse med undersøkelse av hendelser, f.eks. bruk av kjøretøyet.
| Rettslige grunnlag: Berettiget interesse. Vi har videre en berettiget interesse i å benytte oss av et automatisert verktøy/sensor for å avdekke sannsynlige skader som kan ha oppstått når du har leid kjøretøyet og annen ulovlig bruk av bilen på en objektiv verifiserbar måte.Behandlingen er nødvendig for å dekke vår og din berettigede interesse av å undersøke skader på kjøretøyet samt at vi oppdager skader og annen ulovlig bruk i tide | Lagringsperiode: Opplysningene vil bli behandlet i leieperioden og deretter i 48 timer i henhold til leieavtalen. Dersom det oppstår en skade vil opplysningene behandles inntil undersøkelsen av den oppståtte skaden er fullført og eventuell erstatning fra forsikringsselskaper er utbetalt, samt for den tiden som er nødvendig for å fremsette, hevde eller forsvare rettslige krav. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Samle inn statistikk om faktiske vs. selvrapporterte skader | - I noen av våre kjøretøy har vi installert et verktøy som avdekker kjøreatferd ved å registrere unormale hendelser.
- Vi bruker verktøyet til å samle inn statistikk (i et aggregert format) over rapporterte hendelse
| - Unormale hendelser: Unormal hastighet, krasj, røyking.
- Bilens lokasjon når den unormale hendelsen inntreffer.
- Fører av bilen (anonymiseres).
- Opplysninger om leieobjektet.
| Rettslige grunnlag: Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for å dekke vår og din berettigede interesse i å samle inn statistikk om kjøretøyet i forbindelse med utleie. Dette for å kunne tilpasse og evaluere våre tjenester. | Lagringsperiode: Opplysningene vil bli behandlet inntil undersøkelsen av den oppståtte skaden er fullført og eventuell erstatning fra forsikringsselskaper er utbetalt, samt for den tiden som er nødvendig for å fremsette, hevde eller forsvare rettslige krav. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Undersøkelse av skader på kjøretøy | - Oppretting av skademelding til forsikringsselskaper.
- Kommunikasjon med leietakeren for å få informasjon om hendelsesforløpet.
- Undersøkelse av hvordan skaden er oppstått på kjøretøyet.
| - Navn.
- Personnummer.
- Førerkort og førerkortnummer.
- Kontaktopplysninger (e-postadresse, mobiltelefonnummer, adresse).
- Kopi av identitetsdokument.
- Opplysninger om leieobjektet.
- Informasjon gitt av leietakeren i forbindelse med undersøkelse av saken, f.eks. bruk av kjøretøyet.
| Rettslig grunnlag: Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for å dekke vår og din berettigede interesse av å undersøke skader på kjøretøyet. | Lagringsperiode: Opplysningene vil bli behandlet inntil undersøkelsen av den oppståtte skaden er fullført og eventuell erstatning fra forsikringsselskaper er utbetalt, samt for den tiden som er nødvendig for å fremsette, hevde eller forsvare rettslige krav. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Kundeundersøkelser | - Utvikle og analysere resultater fra kundetilfredshets- eller markedsundersøkelser.
- Lage statistikk over bruken av våre tjenester basert på de personopplysningene som er samlet inn til formålet.
| - Navn.
- Kontaktopplysninger (e-postadresse, mobiltelefonnummer, adresse).
- Informasjon om Frequent Flyer- og andre bonus-/lojalitetsprogrammer som du er medlem av.
- Leiehistorikk.
- Svarene du gir i kundeundersøkelsen.
| Rettslig grunnlag: Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for å etterkomme vår berettigede interesse av å foreta kundeundersøkelser for å utvikle våre tilbud og HERTZ’ tilbud generelt som franchiseorganisasjon, noe som inkluderer franchisegivere/franchisetakere. | Lagringsperiode: Opplysningene vil bli behandlet i 1 år etter at kundeundersøkelsen er foretatt. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Sikre at utleide kjøretøy brukes innenfor det avtalte geografiske området. | - Kontrollere hvor kjøretøyet befinner seg hvis det ikke returneres i tide, eller hvis kjøretøyet kjører utenfor det avtalte geografiske området, samt kontakt med leietakeren i forbindelse med dette.
| - Navn.
- Kontaktopplysninger (e-postadresse, mobiltelefonnummer, adresse).
- GPS-posisjon.
| Rettslig grunnlag: Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for å etterkomme vår berettigede interesse av å fremsette, hevde og forsvare rettslige krav. | Lagringsperiode: Opplysningene blir behandlet i leieavtalens avtaleperiode samt i den perioden som er nødvendig for å fremsette, hevde eller forsvare rettslige krav. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Tilbud om rabatt (for eksempel til medlemmer i en fagforening). | - Registrering av leietakers CDP-nummer (en rabattkode basert på medlemskap, ansettelse eller lignende) i forbindelse med utleie av kjøretøy for å realisere rabatten.
- For bilutleie - se tabellen over.
| - Navn
- Personnummer
- Kontaktopplysninger (e-postadresse, mobiltelefonnummer, adresse).
- CDP-nummer.
| Rettslig grunnlag: Rettslige krav. Behandlingen er nødvendig for å etterkomme vår og leietakerens berettigede interesse av å fremsette, hevde og forsvare rettslige krav. | Lagringsperiode: Opplysningene blir behandlet i leieavtalens avtaleperiode samt i den perioden som er nødvendig for å fremsette, hevde eller forsvare rettslige krav, særlig i forhold til leietakeren. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Tilbud om kjøretøy tilrettelagt for funksjonshemninger | - Informasjon om hvilke typer spesialtilpassede biler som tilbys.
- Reservering av kjøretøy med den spesialtilpasningen som leietakeren har bestilt.
- For bilutleie - se tabellen over.
| - Navn
- Kontaktopplysninger (e-postadresse, mobiltelefonnummer, adresse).
- Leietakers valg av spesialtilpasset kjøretøy.
| Rettslig grunnlag: Samtykke. Siden opplysninger om behov for kjøretøy med spesialtilpasning for funksjonshemninger kan betraktes som sensitive personopplysninger, behandler vi slik informasjon på grunnlag av det samtykket du gir når du bestiller kjøretøyene våre. Du har når som helst rett til å tilbakekalle samtykket du har gitt, ved å kontakte oss via kontaktopplysningene i punkt 11. Vær oppmerksom på at dersom du velger å tilbakekalle ditt samtykke før du leier bilen, vil vi ikke lenger kunne tilby deg det spesialtilpassede kjøretøyet du har valgt. Vær også oppmerksom på at et tilbaketrukket samtykke ikke påvirker lovligheten av den behandlingen som allerede er foretatt, basert på det tidligere avtalte samtykket før det ble tilbakekalt. | Lagringsperiode: Opplysningene blir behandlet i leieavtalens avtaleperiode eller til du tilbakekaller samtykket, samt i den perioden som er nødvendig for å fremsette, hevde eller forsvare rettslige krav. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Evaluere, utvikle og forbedre tjenestene våre | - Å følge kjøretøyet for å gi informasjon på turen med tanke på historie, fritidsinteresser, restauranter, bensinstasjoner eller andre steder eller tjenester av interesse.
| - GPS-posisjon.
- Steder eller tjenester av interesse.
| Rettslig grunnlag: Samtykke. Vi vil be deg om å gi ditt samtykke til å foreta behandlingen for ovennevnte formål. Å gi samtykke er helt frivillig, men det er nødvendig for at vi skal kunne tilby de tjenestene du velger å bruke. | Lagringsperiode: 2 år etter at leieavtalen er utløpt. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Evaluere, utvikle og forbedre tjenestene våre | - Å dele informasjon om dine kjøreegenskaper eller kjøretøydata (f.eks. veiforhold) med deg, din arbeidsgiver eller andre som leier sammen med deg.
| - Kjøreegenskaper.
- Kjøretøydata (f.eks. veiforhold).
- GPS-posisjon.
| Rettslig grunnlag: Samtykke. Vi vil be deg om å gi ditt samtykke til å foreta behandlingen for ovennevnte formål. Å gi samtykke er nødvendig for at vi skal kunne tilby de tjenestene du velger å bruke. | Lagringsperiode: 2 år etter at leieavtalen er utløpt. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Evaluere, utvikle og forbedre våre tjenester og systemer for kundene generelt. | - Tilpasning av tjenester for å bli mer brukervennlig (f.eks. endre brukergrensesnittet for å forenkle informasjonsstrømmen eller for å fremheve funksjoner som ofte brukes av kunder i våre digitale kanaler).
- Utvikling av dokumentasjon for å utvikle og forbedre vårt utvalg av kjøretøy, utleiestasjoner eller utleveringssteder.
- Utvikling av dokumentasjon for å forbedre IT-systemer for generelt å øke sikkerheten til selskapet og våre besøkende/kunder.
- Analysere de opplysningene vi samler inn til formålet. Basert på de opplysningene vi samler inn (f.eks. kjøpshistorikk, alder og kjønn) legges du inn i en kundegruppe (såkalt kundesegment), der det senere foretas analyser på et aggregert nivå, uten noen kobling til deg som enkeltperson. Resultatene fra analysen danner grunnlaget for å forbedre våre tjenester.
| - Alder.
- Kjønn.
- Bostedsområde.
- Korrespondanse og tilbakemeldinger vedrørende våre tjenester.
- Kjøps- og bruker genererte data (f.eks. klikk- og besøkshistorikk).
- Tekniske data om enhetene som brukes og innstillingene av dem (f.eks. språkinnstilling, IP-adresse, nettleserinnstillinger, tidssone, operativsystem, skjermoppløsning og plattform). Informasjon om hvordan du har samhandlet med oss, dvs. hvordan du har brukt tjenesten, innloggingsmetode, hvor og hvor lenge ulike sider ble besøkt, responstider, nedlastingsfeil, hvordan du når og forlater tjenesten osv.
| Rettslig grunnlag: Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for å etterkomme vår og våre kunders berettigede interesse av å evaluere, utvikle og forbedre tjenester, produkter og systemer. | Lagringsperiode: Fra innsamling og 3 år etterpå. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Profilering | - Dele dine personopplysninger med tredjeparter.
- Tillate at en tredjepart analyserer de opplysningene vi samler inn til formålet, sine egne og offentlig tilgjengelige opplysninger. Basert på disse opplysningene blir du lagt inn i en kundegruppe (såkalt kundesegment). Resultatene fra analysen danner grunnlaget for målrettet markedsføring til kundesegmenter.
| | Rettslig grunnlag: Samtykke. Vi vil be deg om å gi ditt samtykke til å foreta behandlingen for ovennevnte formål. Å gi samtykke er nødvendig for at vi skal kunne sende tilpassede tilbud samt forslag og informasjon til deg personlig. | Lagringsperiode: 2 år etter at leieavtalen er utløpt. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Markedsføring via tredjeparter | - Dele dine personopplysninger med tredjeparter.
- Tillate tredjeparter der du er medlem, å sende målrettede tilbud til deg.
- Tillate tredjeparter der du er medlem, å opprette en profil av deg for å nå ut til personer med tilsvarende profil som du, og som også er medlemmer hos slike tredjeparter.
| | Rettslig grunnlag: Samtykke. Vi vil be deg om å gi ditt samtykke til å foreta behandlingen for ovennevnte formål. Å gi samtykke er nødvendig for at vi skal kunne sende tilpassede tilbud samt forslag og informasjon til deg personlig. | Lagringsperiode: 2 år etter at leieavtalen er utløpt. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Rapportering til bilutleieforbundet i Norge | - Rapportering til informasjonslisten til bilutleieforbundet i Norge over opplysninger om leietakerens brudd på leievilkår og at vedkommende er årsak til skade på utleide kjøretøy.
| - Navn.
- Fødselsnummer.
- Førerkort og førerkortnummer.
- Grunner til rapportering, se mer under punkt 7.1(f).
| Rettslig grunnlag: Allmenn interesse eller berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse. Kredittopplysninger anses å ha allmenn interesse, og utleierens rapportering er en forutsetning for at bilutleieforbundet i Norge skal føre en slik informasjonsliste. Behandlingen er nødvendig for å etterkomme vår og andre utleieres berettigede interesse av å fremsette, hevde og forsvare rettslige krav. | Lagringsperiode: Dokumentasjonen for rapportering lagres til informasjonen er publisert av bilutleieforbundet i Norge og slettes innen 72 timer etter rapportering. | Formål | Behandlinger | Kategorier av personopplysninger | Markedsføring via tredjeparter | - Dele dine personopplysninger med tredjeparter.
- Tillate tredjeparter der du er medlem, å sende målrettede tilbud til deg.
- Tillate tredjeparter der du er medlem, å opprette en profil av deg for å nå ut til personer med tilsvarende profil som du, og som også er medlemmer hos slike tredjeparter.
| | Rettslig grunnlag: Samtykke. Vi vil be deg om å gi ditt samtykke til å foreta behandlingen for ovennevnte formål. Å gi samtykke er nødvendig for at vi skal kunne sende tilpassede tilbud samt forslag og informasjon til deg personlig. | Lagringsperiode: 2 år etter at leieavtalen er utløpt. | |